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La gestione elettronica dei documenti è la risposta a quanto richiesto dalle recenti leggi e regole tecniche emanate dal legislatore, consentendo in tal modo alle aziende pubbliche e private la realizzazione di archivi informatici in sostituzione dei tradizionali archivi cartacei. Inoltre ai documenti informatici è stata concessa validità sia probatoria che fiscale.
La proposta di ELLECI SYSTEM si concentra nella conduzione totale della problematica della Gestione elettronica dei documenti, offrendo attrezzature, soluzioni informatiche, servizi tecnici e di assistenza per i flussi documentali delle aziende per affiancare i clienti nelle loro scelte: dalla progettazione, allo sviluppo, alla messa in servizio di soluzioni applicative complete o moduli che completano i sistemi informativi già presenti. I servizi offerti coprono tutte le necessità che l'impresa moderna richiede.
In particolare ELLECI SYSTEM è in grado di effettuare per conto del Cliente i processi gestionali e di controllo generati dalla produzione di documenti cartacei e elettronici: è così possibile da parte del Cliente ricorrere all’outsourcing per la gestione documentale, consentendogli di modificare la struttura dei propri costi aziendali grazie alle economie di scala e a vantaggi connessi con la specializzazione di un outsourcer come ELLECI SYSTEM.
Per la gestione documentale ELLECI SYSTEM ha scelto come partner Top Consult s.r.l. che dal 1995 investe in ricerca e sviluppo su questi temi, e nel 2000 ha realizzato il primo archivio ottico sostitutivo a norma di legge presso un’azienda pubblica. Oggi finalmente la conservazione sostitutiva può essere applicata anche alle aziende private e sui documenti fiscali.
L’attenzione di anni su questo tema e sulle sue evoluzioni, e l’esperienza pratica presso decine di Clienti, hanno consentito di mettere a punto gli strumenti necessari. Il risultato è un mix di componenti software (Top Media) e di consulenza, adatti ad affiancare le aziende che decidono di abbandonare i tradizionali archivi cartacei.
L’architettura della soluzione di documentale può essere in modalità outsourcing completa o, in alternativa, in forma parziale.
L’outsourcing in forma completa prevede l’installazione del software Top Media presso la Server Farm di ELLECI SYSTEM, la gestione amministrativa del sistema in remoto presso la sede di Bologna e l’installazione di una seconda componente del software Top Media presso ELLECI SYSTEM stessa, incaricata per le operazioni di firma digitale e archiviazione ottica sostitutiva a norma di legge. In alternativa l’outsourcing in forma parziale prevede l’installazione del software Top Media c/o la sede del Cliente, mentre ELLECI SYSTEM è delegata alle attività di scansione e digitalizzazione dei documenti cartacei, alle operazioni di firma digitale ed eventualmente alla conservazione degli archivi cartacei in locali attrezzati.
Per entrambe le soluzioni la consultazione da parte degli utenti del Cliente dell’archivio documentale avviene tramite un client window ed un comune browser web.
Consulta i moduli per la gestione documentale ed effettua il download della brochure.
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