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Gestione documentale - Moduli

I prodotti Top Media realizzati da Top Consult sono composti da moduli indipendenti e integrati tra di loro con i quali vengono realizzate soluzioni applicative di gestione documentale per le esigenze di ciascuna azienda. Dall’archiviazione e ricerca di documenti con gestione dei flussi di lavorazione, si passa all’integrazione con i programmi di posta elettronica, all’operatività via Web, alla firma digitale, alla conservazione sostitutiva della carta a norma di legge. Ciascun modulo s’inserisce con gradualità, man mano che il progetto affronta le esigenze dei diversi settori aziendali.


E’ il server applicativo di Top Media NED.Gestisce ed esegue ogni tipo di attività sui documenti, applicandovi tutti i criteri di autorizzazione e protezione. E’ costituito da un insieme di servizi NT che amministrano, controllano e rendono fruibili i dati custoditi dal sistema secondo le esigenze del cliente. ENGINE è un server applicativo di ultima generazione, realizzato per raggiungere la massima efficacia ed efficienza, può essere configurato per operare negli scenari più complessi ed esigenti. La numerose funzioni offerte da ENGINE sono generalmente fruite mediante i moduli client di Top Media NED, che ne permettono un uso esaustivo ed ottimale, ma sono anche a disposizione per la realizzazione di soluzioni integrate e personalizzate con il modulo SDK.

E’ il modulo di amministrazione di Top Media NED.Con esso, vengono definiti i gruppi di utenza e gli utenti finali.L’amministratore assegna a ciascun utente le autorizzazioni sui tipi di documenti, le regole che li correlano ed i criteri di riservatezza sulle funzioni e sui dati del sistema che saranno resi disponibili attraverso tutti gli altri moduli moduli.Se necessario, più persone possono amministrare Top Media NED svolgendo l'attività congiuntamente oppure, se vi sono esigenze di particolare riservatezza, ogni amministratore può gestire il proprio settore senza condividerne le definizioni.

E’ il modulo di lavoro per l’utente finale.Ogni utilizzatore ha a disposizione uno spazio di lavoro personalizzato, dinamico e sincronizzato con lo stato di lavorazione dei documenti di pertinenza attraverso il quale Crea, Archivia, Ricerca, Distribuisce i documenti e le informazioni associate al loro flusso di lavoro. Le ricerche possono essere effettuate per indici prefissati o per contenuti tramite funzionalità di full text.USER è integrato con i più diffusi sistemi di posta elettronica e fax e supporta la firma digitale per la protezione e la verifica di integrità dei documenti.

E’ la versione utilizzabile via Web del modulo USER.
Rende disponibili le principali funzioni di USER, attraverso le quali si possono operare scansioni, archiviazioni e ricerche dei documenti. In questo modo, offre un’ottima operatività a chi lavora all’esterno dell’azienda e ai Responsabili che, in qualsiasi momento e luogo, possono verificare lo stato di avanzamento delle attività.

IMAGING è il sistema di visualizzazione che mette a disposizione sofisticate funzioni di elaborazione dell’immagine per una semplice ed efficace operatività durante la scansione e la consultazione dei documenti.
SCAN è il modulo che gestisce la scansione dei documenti (singole pagine o lotti di documenti cartacei di qualsiasi formato, bianconero e colore, fronte e retro). Sono entrambi integrati con USER.

station STATION Modulo che integra USER con le applicazioni gestionali
E’ il modulo che integra USER con le applicazioni gestionali. La modalità di integrazione prevede la cattura dei dati direttamente dalle schermate, a caratteri o Web, dei programmi gestionali, senza che questi ultimi debbano subire alcuna modifica. I dati così ottenuti vanno ad alimentare automaticamente i campi di ricerca o di archiviazione dei corrispondenti documenti gestiti dal modulo USER.

Connect per WEP realizza un’integrazione più spinta fra il sistema documentale e gli strumenti Office ® più. Funziona tramite appositi bottoni sulla barra strumenti dei prodotti Ms Office: l’utente decide se utilizzare Word, Excel o Powerpoint in modo nativo oppure, attivando il collegamento (“apri da Top Media”, “sostituisci in Top Media”, “archivia in Top Media”), può archiviare o ricercare rapidamente i propri documenti nel sistema documentale.

Il CONNECT per Outlook facilita l’uso integrato del sistema documentale con la posta elettronica Microsoft. Per le e-mail in arrivo, il bottone “archivia in Top Media” consente di memorizzare direttamente nel sistema solo il messaggio, solo l’allegato o entrambi a seconda delle esigenze; in automatico il sistema documentale archivia le informazioni su mittente, data, ora, ecc.
Per le e-mail in uscita, l’apposito bottone “allega da Top Media” permette di allegare al messaggio un documento ricercato nell’archivio documentale o, al posto del file, il suo indirizzo http (link).

E' il modulo che integra Top Media NED con Microsoft Dynamics CRM. Direttamente dalle videate del CRM in ambiente Web è possibile archiviare e visualizzare un documento nell'archivio elettronico Top Media NED utilizzandone l'interfacciamento Web Services.

Integra la posta di Lotus Notes® con Top Media NED. Gli utenti, dall'interno dell'ambiente possono archiviare i messaggi di posta e gli eventuali allegati. Le informazioni del messaggio di posta (mittente, oggetto, destinatario, ecc.) vengono proposte automaticamente come chiavi di indicizzazione. Gli utenti possono inoltre, ricercare i documenti già archiviati in Top Media NED ed allegarli ai nuovi messaggiin composizione.

E' il modulo che integra Top Media NED e SAP R/3® attraverso SAP ArchiveLink. Partendo dalle videate grafiche di SAP R/3® è possibile scandire, visualizzare, archiviare e cancellare un documento in Top Media NED. Con la funzione di sincronizzazione del DB Top Media NED con il DB SAP, è possibile anche ricercare i documenti tramite USER e USER WEB.

E’ il modulo che integra USER con i principali sistemi di posta elettronica e fax (Lotus Notes, Ms. Exchange, ecc.). Consente di distribuire tramite posta elettronica o via fax tutti i documenti archiviati in Top Media NED. Archivia mail e fax ricevuti, immettendoli negli opportuni flussi di lavorazione come gli altri documenti. All’atto dell’archiviazione, tutti i campi speciali del messaggio di posta o di intestazione del fax (mittente, oggetto, destinatario, ecc.) vengono acquisiti automaticamente come campi utili per la ricerca.

Realizza la conservazione ottica sostitutiva della carta, secondo le regole tecniche emanate da CNIPA e la più recente normativa di legge per i documenti probatori e per quelli fiscali. Estrae dall’archivio di Top Media NED i documenti, li firma digitalmente e li organizza in archivi autonomi per la conservazione sostitutiva.

Consente la ricerca e la consultazione di documenti estratti con EXPORT oppure con LEX su supporti quali CD o DVD. Ha funzionalità analoghe a quelle di USER ed è in grado di operare con qualunque tipo di documento archiviato con Top Media NED.

Esegue automaticamente la spedizione massiva via e-mail di documenti archiviati nel sistema Top Media NED, come ad esempio i cedolini stipendio a tutti i dipendenti, le fatture a clienti ed agenti (nell'ambito ad esempio del processo di fatturazione elettronica), la documentazione di marketing per le campagne promozionali e più in generale, qualsiasi comunicazione standard ad una lista di destinatari.

E’ l’interfaccia di programmazione di Top Media NED.
Mediante SDK le altre applicazioni possono sfruttare tutte le funzionalità di Top Media NED. SDK espone un modello ad oggetti utilizzabile da applicazioni .NET e COM. L’integrazione con ambienti Java è resa agevole dall’esposizione delle stesse funzioni tramite XML Web Services.

Gestisce l’esecuzione, non presidiata, di code di lavori generate dai moduli che eseguono operazioni massive di archiviazione, ricerca e stampa. Fornisce gli strumenti per gestire la sincronizzazione e la concorrenza dei diversi processi. Tra i tipi di lavori gestiti figurano: arricchimento di chiavi indice, importazione ed esportazione, riconoscimento OCR/ICR e BARCODE, stampa, processi di lavorazione SPOOL.
Q-MANAGER è in grado di gestire processi di copia e spostamento massivo di file (FILE MOVER), di lanciare in esecuzione programmi di terzi (FILE EXEC), di eseguire appositi plug-in che usano SDK per programmare attività non presidiate di Top Media NED, ed altro ancora! Lo svolgimento di ciascun processo gestito da Q-MANAGER è documentato da un log dettagliato.

È il modulo che archivia automaticamente, negli standard PDF/TIFF e in formato proprietario di ingombro contenuto, i documenti prodotti da applicazioni informatiche, acquisendoli dalle code di stampa.
L’archiviazione è gestita interattivamente da Q-MANAGER.
Le definizioni di archiviazione vengono prodotte una tantum per ogni tipo di stampa.
La ricerca e la visualizzazione dei documenti così prodotti avviene attraverso USER, USER WEB e READER.


Consente di trasformare i documenti digitali archiviati in Top Media NED in documenti informatici validi e rilevanti ai fini civilistici e tributari, firmando digitalmente uno per uno i documenti già archiviati in Top Media NED e apponendo inoltre il riferimento temporale a tutti i documenti firmati digitalmente. La sua esecuzione è schedulata e gestita dal modulo QMANAGER.

I due moduli utilizzano un potente motore di riconoscimento ottico per leggere rispettivamente caratteri stampati (OCR) o manoscritti (ICR) e codici a barre presenti sui documenti scanditi. I contenuti così riconosciuti vanno ad arricchire le informazioni di ricerca dei documenti corrispondenti, grazie all’archiviazione automatica gestita da Q-MANAGER.

E’ il modulo che esegue la ricerca e la stampa massiva di documenti archiviati in Top Media NED.

Il modulo che archivia automaticamente i documenti prodotti da applicazioni informatiche in formato PDF. Le chiavi per archiviare automaticamente i documenti vengono estratte dall'interno del PDF. E' possibile archiviare documenti distinti a partire da un unico PDF e frammentare documenti di dimensioni eccessive in documenti sequenziali pù facilmente gestibili e consultabili. L'archiviazione è gestita e schedulata dal modulo QMANAGER.

Preleva automaticamente i documenti archiviati nel sistema documentale (ad esempio fatture) e li spedisce direttamente al servizio Postel di Poste Italiane per l'inoltro massivo via posta ordinaria. Il modulo abbina ed estrae da Top Media NED i documenti da spedire (ad esempio fatture) e le anagrafiche dei clienti e produce un file elettronico XML secondo le spedifiche MPX (Mailing Pdf over XML) richieste da Postel. QPostel, che lavora sotto il controllo di QManager, può abbinare e spedire automaticamente con un’unica “busta” più documenti diretti allo stesso destinatario.