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"Il personale di una media azienda passa tra il 30 ed il 40% del proprio tempo creando, cercando, inviando e archiviando documenti".
Sono 4 le principali azioni che ruotano intorno ad una gestione dei documenti:
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CREARE: il documento viene creato o entra in azienda
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ARCHIVIARE: il documento viene archiviato secondo regole e logiche particolari
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CERCARE: in tempi diversi il documento sarà ricercato ai fini della sua consultazione (riordinato forse a consultazione avvenuta)
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DISTRIBUIRE: il documento viene eventualmente distribuito a seconda delle necessità.
4 azioni che prevedono un apporto umano notevole, un tempo discreto e quindi un costo molto alto.
Gran parte di questo tempo è sprecato!
La gestione documentale consente alle aziende pubbliche e private la realizzazione di archivi informatici in sostituzione dei tradizionali archivi cartacei.
La gestione documentale è la soluzione a questo problema:
- Riduce il tempo ed il costo di creazione/acquisizione esterna dei documenti.
- Assicura le modalità di archiviazione standardizzandone i processi.
- Assicura una rapida rintracciabilità delle informazioni contenute nei documenti e di quelle presenti sui documenti logicamente legati.
- Annulla i tempi ed i costi di distribuzione dei documenti.
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PASSATO | FUTURO |
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CREARE
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Registrazione dati ed eventuale stampa |
Registrazione dati contabili e stampa virtuale su file |
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ARCHIVIARE
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Archiviazione fisica in raccoglitori e stoccaggio |
Archiviazione digitale su supporto magneto-ottico |
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CERCARE
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Ricerca fisica del documento cartaceo |
Ricerca elettronica e consultazione multi-sessione |
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DISTRIBUIRE
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Spedizione tramite metodologie tradizionali |
Distribuzione immediata con invio digitale |
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Risparmio
di tempo
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Minore possibilità di
perdita dei documenti
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Risparmio dei costi
di gestione
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Integrazione e
armonizzazione del gruppo
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Per saperne di più sulla gestione documentale visita le nostre pagine dedicate:
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